業務上でMicrosoft Officeを活用する場合、業種にもよるかもしれませんが、最も使用するのがExcelであることが多いのではないでしょうか。グラフや複雑な表計算をせずとも、出納簿としての利用や表の作成、データベース、ちょっとした書面やイラストの作成など、万能に使えます。
そういった業務の中で、どうしても度々行うルーチンワーク（同じ作業）もあるかと思います。データの内容は変われども同じ操作をしているな、と感じたら、それはマクロを活用するチャンスです。また、入力を間違ったら大変なことになるな、と感じたら、それもまたマクロを活用するチャンスです。
マクロは、ルーチンワークという、PCが得意とする作業をまさにPCに自動的にさせる小さなプログラムです。プログラムというと難しく聞こえるかもしれませんが、やっていることは、人間から見れば至極簡単です。人間でしかできない作業に人的リソースを集中させるためにも、マクロの活用は是非検討してもらいたいです。
例えば、データを各列に単純に入力していく場合。単純ゆえに入力ミスが起きやすい。そこで一度フォームという入力専用のウィンドウを作ってやる。それに入力させながら、入力内容にミスがないかをチェックする。このやり方は、既存のデータが入力された部分を直接触らないので、不意のデータ書き換えを防止することにも役立ちます。
あるいは、ボタンを設置し、それを押すと計算結果や検索結果が表示されたりする。あるいは、データがぎっしり詰まったシートから、必要なデータだけを取り出して、A4一枚のカード型にしてやる。あるいは、複数の写真を一定の大きさで並べて表示する、などなど、活用方法は様々です。
Excel以外にも、Microsoft Officeの他のソフトでもマクロを活用できますが、一番強力に手軽にマクロを使えるのはExcelだと思います。
とはいえ、プログラムをしたことがない人にはどうしても抵抗があるかもしれません。
マクロに関する書籍はたくさん出ていますが、まずは下記のサイトを見てみてはどうでしょう。本だとそこそこのお金はかかりますし、用語がわからないと嫌になってきます。それに、本の分厚さを見るだけでやる気がそげてくるかもしれません。下記のサイトなら、最初から、ゆっくりと丁寧に書かれています。不明な用語は、都度インターネットで調べれば手軽です。
＠IT Excelマクロ／VBAで始める業務自動化プログラミング入門： http://www.atmarkit.co.jp/ait/kw/excel_vba_nyumon.html
実際のところ、If文、For文、While文だけで大抵のことはできます。つまりは「もしこんな条件ならこうする」と「何回繰り返すか」だけです。また、インターネットで検索すれば、目的に合致した内容のプログラムパーツが多数公開されています。それらの切り貼りだけでプログラムはほとんど作ることができます。