（2020年9月18日更新）
特にサラリーマンでなくても、いろんな場面で初対面の人と会い、名刺をもらうことがたまにあるかと思います。
折角の縁なので残しておきたいところですが、名刺ホルダーに入れてしまうとすっかり忘れてしまいますし、後々での分類わけとかがなかなかできなかったりします。結局、面倒なので放っておいて、欲しい時に見つからなかったり……。
そんなとき、PCやスマホ、タブレットなどを使って名刺を整理すると便利に使えたりします。
以下では、名刺の電子的な管理方法を上げてみます。何はともあれ、使いやすく整理が苦にならない方法で管理するのが一番です。
Excelで整理する
Microsoft OfficeがPCに入っている方なら、Excelで管理するのが一つの最もシンプルな方法かと思います。
- 名刺の写真を撮りまくる
- 画像サイズが大きいようなら、小さくする
拡大してもそこそこ見える640×480ピクセルくらいがいいです - Excelシートに画像を挿入する
- 位置調整する
一つのセルを大きくして入れるより、幾つかのセルに渡っていれるほうが情報を書き込みやすくていいです。
Ctrlキーを押しながら画像を動かすと、セルの角にくっつくように移動するので、位置合わせしやすいです。 - 隣接セルに情報を書き込む
分類（仕事用、個人用とか、五十音別とか）は、シート別に
日付や備考の列を別に作って書き込んでおくと、後で思い出しやすい
アプリを使うよりいささか操作が多かったり、検索機能に欠けたりしますが、逆に自分の思い通りに整理方法を変えられるので、使い込むと便利です。また、Excelのファイルならスマホやタブレットでも見るだけなら簡単にできます。
さらには、マクロやフォームを少し知っている人ならば、名刺の入力フォームや閲覧フォームを作ればもっと使いやすくなるでしょうし、小規模な事業所では共有して使ったりもやりやすくなるでしょう。
アプリで整理する
サラリーマンは、近頃はスマホやタブレットのアプリで名刺を整理している人が多いかもしれません。名刺アプリはいろいろ出ていて、こんな特徴があります。
- 有料・無料がある。
- 無料のものは一日の処理枚数に制限があるなど、何らかの制約があるものが多い。
- 文字認識（OCR）機能をもつものが多い。
ある程度名刺から読み取ってくれますが、誤認識は修正が必要です。 - 人が読み取ってくれるサービスを有するものがある。
画像データを自動送信し、文字情報を返してくれます。読み取るのが機械ではなく人間なので誤認識が非常に少ないです。 - 連絡帳と連携できるものがある。
- 画像を自動的に処理して見やすくしてくれるものがある。
使いやすいかどうかは、正直人それぞれで、いろいろ試してみるほうがいいと思います。有料アプリでも、無料で試せることが多いので。
例えばAndroid OSのスマホやタブレット用の無料アプリでは『CamCard』はどうでしょうか。有料ではありますが、名刺を撮影し、OCR機能により文字を読み取ることができます。多少、変換に間違いがあるので少し修正したりする必要もありますが……。QRコードによる名刺交換や、アカウントを登録することによってクラウド上にデータを保存できるなど、これまでの名刺ではできなかったような便利さも享受することができます。
フォルダだけで管理する
上記のExcelやアプリでの管理方法は、強力な反面、デメリットもあります。Excelの場合、ファイル容量がどうしても大きくなっていく一方であること、マクロを使わない場合、ある程度の手間がかかることなどがあります。またアプリの場合、アプリが動作しないとデータが見れなかったり、公私の連絡先データが混在してしまったりします。
そこで、単純に名刺を画像ファイルとして保存し、フォルダだけで管理する方法があります。この場合、上記のようなExcelやアプリのデメリットは少なくなります。
- 名刺を写真で撮る
この時、できれば名刺サイズだけを自動的に判別して切り取ったりする機能を有するカメラアプリを使うほうが見やすいです（私はCamscannerというAndroidアプリを使用しています）。 - ファイル名を決める
この時、『会社名_氏名_用件_日付』などとファイル名に情報を入れておくと、後で非常に検索しやすいです。 - フォルダ階層を作って、別々にファイルを入れる
例えば、あ行やか行などのフォルダ別には、『会社名（個人用なら店名など）』の五十音でファイルを入れておきます。というのは、やはり会社名だとか店名とかで後々連絡先を調べることが多いと思われるので、このように分類しておけば、各ファイルへのアクセスがしやすくなります。
- Google Driveなどのクラウドストレージに入れておく
何かで調べたい時には、OSのファイル検索機能を使います。こうすれば、氏名や用件などでもさっと欲しい名刺を拾ってこれます。アプリのようにデータから直接電話したり、メールしたりできる機能はないですが、公私のデータが混ざることもありません。
新しいデータも名刺を撮影して、ファイル名をちょっと変更するだけです（この名前変更がスマホやタブレットでは面倒くさいのですが……）。
クラウドストレージに入っているので、どこでも確認できますし、PCでも常に最新データに同期されていたりします。