多人数で業務を推進する場合、避けて通れないのが情報共有ですが、グループウェアなどの本格的なソフトを使いこなすのは、コスト的にも人数的にも適当でないかもしれません。
ここではITで簡便に情報共有する方法をいくつか列挙したいと思います。
ExcelやAccessファイルをネットワークで共有する
リスト形式のデータが主体で、ファイル数が少なければ、ExcelやAccessのファイルをネットワーク経由で共有する方法が楽です。その場合、NASにファイルを配置しておけば、常時どのPCからでも、あるいは外部からでもアクセスできます。Excelは共有モードにしておけば、複数人での同時編集が可能です。Accessの場合、データベースとしての利用ですので、不用意な変更がなされないよう、フォームの活用やアクセス権管理が重要です。
クラウドストレージでデータ共有、カレンダー共有する
例えば、Googleドライブ。複数人がアクセスできるフォルダを設定し、そこにファイルを保管すれば、共有・編集が可能です。スマホやタブレットからの閲覧や編集が容易なことも便利な点です。また、同じアカウントでカレンダーも共有できます（綿密に各個人の業務スケジュールが決まっていないと、カレンダー共有は逆に面倒なだけになりますが）。
グループでメールアドレスを設定しておけば、メーリングリストとして機能し、そのアドレス宛のメールはメンバー全員に配信されます。
その他のクラウドストレージとしては、SkyDriveなどです。
Dropboxでファイル共有する
これも一種のクラウドストレージですが、ファイル同期アプリです。よりフォルダ感覚で扱えるのが便利です。ただ、無料での容量が少なく、そこそこ使うようになると、有料プランによる容量アップを図る必要が出てくるかと思います。
Evernoteでファイル共有する
これも一種のクラウドストレージですが、ファイル同期アプリです。掲示板に近いイメージで使用できます。個々のメモは、付箋のような形で表示されるので、並べて内容を把握しやすく、またタグやノートによる分類もできます。Web情報やカメラ画像も簡単に転送できるので、まさにメモや付箋という感じです。
無料では一日にアップロードできる容量が少なめになっています。有料のプレミアムやビジネスでは、さらに高機能が利用できます。
特にビジネスでは、共有機能を使って、散在しているアイデアや関連情報を検索・表示することができ、メンバーのノウハウやアイデアを結集して新しいものを生み出せるシステムを有しています。活用方法によっては、大きな力になる可能性を秘めています。
Twitterをグループで利用する
Twitterは、外部に向けてつぶやきを発信するというのが主な使われ方ですが、グループ化して特定のメンバーだけに発信することもできます。メーリングリストに近いですが、より簡便で早く、またデバイス（スマホなど）上にアプリを使って随時情報を流すことができます。逆に情報が多いと流れ去っていき、上手く確認できなかったという事態もありえるので、必須情報よりも注意喚起や意見募集、適時連絡などに使えるかと思います。