オフィスには、いろいろなソフトが入っていますが（バージョンによっても内容が変わる）、基本としては、エクセル（Excel）、ワード（Word）、パワーポイント（PowerPoint）、アウトルック（Outlook）、アクセス（Access）です。但し、パワーポイントとアクセスは、下位のオフィスには入っていません。このうち、アウトルックはメールも含めた統合的な業務管理ソフトですが、メールだけならWindows Liveメールで済ませれるので、通常使用で使う必要性はあまりありません。また、アクセスも多量のデータを管理する必要性がなければ、使わないです。結局、エクセル、ワード、パワーポイントの３つを簡単に使えれば問題ないです。
個々のソフトの詳細な使用方法は別項で記載するとして、簡単に各ソフトの役割を述べます。
（エクセル）
一般に表計算ソフト、と呼ばれるものです。「表で計算する」とも言えますし、「表作成と計算の両方を行う」とも言えます。
一番の使い方は、家計簿であるとか、出納帳のような帳簿計算です。そのような表を作り、そこに数値を入力していくことで、収支が手軽に計算できます。月単位、年単位の整理も容易です。また、帳簿の原紙として空の表を作っておけば、印刷してから手書きするというような使い方もできます。
グラフを作るのも大きな役割です。日常、業務以外でグラフを作ることは稀かもしれませんが、時としてグラフは、人を納得させる強力なツールになります。
簡単な書面であれば、ワードを用いずにエクセルだけで作成することもできます。例えば役所の申込書みたいに、枠で囲まれた項目の中に必要事項を記載していくような書面は、実はワードよりエクセルのほうが作りやすいです。
（ワード）
一般に文書作成ソフト、と呼ばれるものです。いろんな文章を作成できるのが特徴です。横書き、縦書き、原稿用紙、ハガキなど様々。文章中に絵を挿入したり、定型文を簡単に挿入できたりします。
業務用書面はもちろん、案内文や広告の作成などにもよく使います。少し大きな表を入れる場合、入力がやや面倒なのですが、これはエクセルと組み合わせることで、効率よく表を挿入することができます。
小説を書きたい、という人ももちろんこのソフトが使えます。１行の文字数や文字の大きさ、行間のサイズを変えることで、文章創造力が驚くほど変わることがあります。
（パワーポイント）
一般にプレゼンテーションソフト、と呼ばれるものです。昔ならOHPやスライドでやっていたものですが、コンピュータ上になった分、色彩豊かになったり、アニメーションを使ったりすることができます。
会社の業務などではよく使用しますが、家庭や個人経営のお店などでPCを使う分には、実はあまり使いません。ただ、今後例えば何かの研究発表会や小さな総会などでの報告とか、会社に関係なく生活していてもパワーポイントを使う機会が出てくるかもしれません。
文章力というよりも、表現力やアピール力が活かされてくるものなので、エクセルやワードより本当は取っ付きやすいのかも。